Whistleblow-ilmoituskanava

Johdanto

Pyrimme ylläpitämään avoimuuden ilmapiiriä ja korkeaa etiikkaa yhtiömme liiketoiminnassa.

Ilmoituskanavamme tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä rikoksista tai vakavista väärinkäytöksistä luottamuksellisesti ja anonyymisti.

Kanavamme tarkoitus on mahdollistaa sidosryhmillemme raportointi rikoksista tai väärinkäytöksistä ilman myöhempää uhriksi, syrjinnän kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä sekä varmistaa, että tutkimusprosessi hoidetaan asianmukaisesti.

Milloin ilmoitus voidaan tehdä?

Ilmoituskanava voi auttaa meitä tunnistamaan vakavia riskejä, jotka kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin, yritykseen, yhteiskuntaan tai ympäristöön.

Välitysalalla on säännelty mm. asiakkaidemme tunnistamiseen sekä korruption ja rahanpesun torjuntaan liittyviä kysymyksiä erityisin säädöksin. Näihin asioihin liittyvät rikkomusepäilyt kuuluvat Ilmoituskanavan piiriin. Kyse voi olla myös muusta lain rikkomuksesta tai rikoksesta.

Mikäli kyseessä on muuhun mahdolliseen selkeästi rikolliseen toimintaan liittyvästä epäilyksestä kuten työturvallisuus- tai työsuojelurikoksista on palvelu edelleen oikea kanava, mikäli ilmoittaja kokee, ettei asiaa voida käsitellä turvallisesti ja puolueettomasti muutoin.

Mikäli asia koskee asiakasreklamaatioita, asiakastyytyväisyyttä tai sisäisten sidosryhmien osalta työyhteisön ristiriitatilanteita, tyytymättömyyttä kollegoihin tai esimieheen,  pyydetään yhteydenotot henkilökunnan osalta tavanomaisen esimieskanavan kautta ja asiakkaita olemaan yhteydessä omaan välittäjäänsä tai tämän esimiehenä toimivaan myyntipäällikköön, joka ilmenee yhtiömme verkkosivulta.

Raportoijalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita rikoksesta tai väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulisi kuitenkin tehdä vilpittömässä mielessä. Whistleblowing-ilmoituskanavan tietoinen väärinkäyttö eli väärän tiedon tahallinen ilmoittaminen voi täyttää rikoksen tunnusmerkit.

Ilmoitus whistleblowing-kanavan kautta on anonyymi

Kanavaa hallinnoi ulkopuolinen palveluntarjoaja, mikä turvaa ilmoitusten nimettömän käsittelyn.  Oma yrityksemme ei pysty tunnistamaan ilmoituksen lähdettä, paitsi jos kerrot yhteystietosi. Järjestelmä ei tallenna ilmoituksiin liittyvää metadataa eikä pysty tunnistamaan raportoijan IP-osoitetta. Ilmoituskanavan avulla yrityksen whistleblowing-tiimi sekä nimetön raportoija voivat käydä keskustelua.

Tutkimusprosessi

Vain whistleblowing-tiimin jäsenillä on pääsy ilmoituksiin raportointikanavan kautta. Jokaista tiimin jäsentä sitoo salassapitosopimus, jossa todetaan, että kaikki whistleblowing-tapaukset on käsiteltävä luottamuksellisesti. Tutkimusprosessin aikana tiimi voi pyytää tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Tämä tapahtuu myös luottamuksellisesti.

Ilmoituksen vastaanottaminen

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen saatuaan whistleblowing-tiimi päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.  Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten

Whistleblowing-tiimi voi hylätä ilmoituksen, jos:

  • väitetty väärinkäytös ei kuulu näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti ilmoitettaviin asioihin;
  • ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä
  • saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollinen;
  • ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.

Tutkimus

Kaikista hyväksytyistä, väitettyä rikosta tai väärinkäytöstä koskevista ilmoituksista tehdään  tutkimus näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti. Whistleblowing-tiimi määrittelee asianmukaisen tutkimustavan.

  • Kaikki whistleblowing-ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
  • Ilmoituksen tutkimukseen ei koskaan osallistu henkilö, jota epäily epäily mahdollisesti koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
  • Whistleblowing-tiimi esittää tarvittaessa jatkokysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta.
  • Kukaan whistleblowing-tiimin jäsen tai muu tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan raportoijaa millään tavalla.

Raportoijan suojelu, kun kyseessä on ei-anonyymi whistleblowing-ilmoitus

Ilmoituksen tekijä vastaanottaa 7 vuorokauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta vastauksen, jossa kerrotaan mihin toimenpiteisiin asiassa on ryhdytty.

Tarkoituksenmukaisuuden puitteissa ei-anonyymille raportoijalle tiedotetaan tutkimuksen väitteitä koskevista tuloksista samalla kuitenkin huomioiden niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.

Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan oikeudenkäyntien yhteydessä.

Raportissa yksilöidyn henkilön suoja ja hänelle ilmoitettavat tiedot

Niiden henkilöiden oikeuksiin, joita valitukset koskevat tämän whistleblowing-kanavan puitteissa, sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Asianosaisilla on oikeus tutustua heitä itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.

Näihin oikeuksiin sovelletaan kaikkia välttämättömiä turvaamistoimenpiteitä, joita tarvitaan todisteiden tuhoamisen sekä muiden ilmoituksen käsittelyyn ja tutkintaan kohdistuvien haitantekojen estämiseksi.

Tietojen poistaminen

Kaikki whistleblowing-ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin ja yleensä yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa tutkimuksen loppuun saattamisesta. Tutkimuksen asiakirjat on anonymisoitava. Nimi ja osoite on poistettava samoin kuin kaikki muut tiedot, joiden avulla henkilö olisi tunnistettavissa joko suoraan tai välillisesti muiden tietojen kautta.

Whistleblowing-ohjeiden lailliset perusteet

Tämä ohjeistus perustuu direktiivin 95/46/EY (Tietosuojadirektiivi) suosituksiin ja on linjassa niiden kanssa.